La facturation électronique : une digitalisation accélérée des entreprises françaises

La facturation électronique est un sujet de préoccupation pour les clients d’OpenStudio, et nos équipes techniques travaillent pour les accompagner en douceur vers la conformité avec cette réforme. Pour mieux comprendre ce qu’elle va changer concrètement, nous avons rencontré nos confrères de la société Costructor, Mathieu Affejee, président et co-fondateur et Romain Soudry, CRO, qui développent un logiciel de gestion dédié aux petites et moyennes entreprises dans le bâtiment. 

Costructor, c’est un logiciel de gestion conçu pour les professionnels du bâtiment. On l’a créé il y a un peu plus de trois ans avec une idée simple : les aider à gagner du temps dans leur gestion quotidienne et à mieux piloter leur entreprise. On a donc développé un outil très facile d’accès, intuitif, et proposé à des tarifs accessibles pour les micro-entrepreneurs jusqu’aux TPE/PME. Il fonctionne sur mobile, tablette, PC et Mac, justement pour accompagner les artisans dans toutes les situations. Aujourd’hui, un peu plus de 100 000 utilisateurs nous font confiance, ce qui nous a permis de prendre une place significative dans le secteur du bâtiment. Forcément, on est totalement concerné par la facturation électronique. On va devoir se mettre en conformité, et tous nos clients aussi, selon des échéances différentes en fonction de leur statut et de leur taille. C’est un énorme sujet pour nous : on travaille dessus depuis presque un an. D’autant qu’on a aussi une part de clients belges qui devront être connectés à Peppol dès le 1er janvier 2026. Donc oui, c’est notre priorité absolue en ce moment.

Mathieu Affejee, président et cofondateur de Costructor

Qu’est-ce qu’une facture électronique au sens de la réforme ?

Cette réforme de la facturation électronique impose l’utilisation de formats structurés ou hybrides capables d’intégrer des données normalisées (UBL, CII, Factur-X…), comprenant toutes les mentions fiscales obligatoires. Ces données formalisées devront ensuite être transmises systématiquement à l’administration fiscale via des plateformes agréées.

Il faut comprendre que la facturation électronique est une réforme majeure. On n’a pas connu un changement aussi important depuis vingt ans dans le domaine de la facturation. Concrètement, la facture ne pourra plus être un simple PDF qu’on imprime ou qu’on envoie par e-mail, elle deviendra un document contenant des données structurées, dans des formats précis et elle sera transmise automatiquement d’un logiciel à un autre, via une plateforme agréée. L’État a sélectionné ces plateformes, qui vont servir de point de transit : la facture partira d’un logiciel, passera par la plateforme et arrivera directement dans le logiciel du client. Et cette transition va devenir obligatoire pour toutes les entreprises françaises. De notre côté, au niveau du développement, nous n’avons pas eu à modifier le fond de ce que contient une facture, mais nous avons dû adapter le format, qui devient très spécifique. Les données doivent être structurées et placées à des endroits précis pour correspondre aux exigences de la facturation électronique. Heureusement, nous étions déjà compatibles avec les obligations liées à la loi anti-fraude TVA depuis le 1er janvier 2018. Nous embarquions donc déjà toutes les données nécessaires : numéro de SIREN, numéro de TVA, et l’ensemble des informations obligatoires pour émettre une facture conforme dans Costructor. En résumé, nous avons surtout travaillé sur le format technique et sur une API pour connecter notre logiciel à une plateforme partenaire, tout le reste était déjà en place.

Mathieu Affejee, président et cofondateur de Costructor

Une réforme au niveau de l’Europe

Il s’agit d’une réforme européenne qui a pour but notamment de lutter contre la fraude à la TVA en facilitant le suivi des données comptables des entreprises. L’autre objectif derrière cette digitalisation est de constater en temps réel la santé économique du pays, et de détecter les signaux d’alerte sans attendre comme c’est le cas actuellement.

Cette réforme s’inscrit dans une dynamique européenne avec une véritable volonté d’aligner les pratiques entre les différents pays, ce qui constitue un aspect très positif. Cela devrait renforcer la cohérence au sein de l’Europe et faciliter les échanges entre entreprises européennes. Dans cette logique, plusieurs pays sont déjà en avance : l’Italie, par exemple, est équipée depuis longtemps, et la Belgique le sera avant nous. D’autres, comme l’Allemagne, ne le sont pas encore, mais la transition est en cours. Et surtout, dans la grande majorité des pays européens, les plateformes mises à disposition sont publiques et gratuites, ce qui était d’ailleurs l’idée initialement annoncée par l’État français… mais qui n’a finalement pas été respectée, puisque la France a choisi de déléguer ce rôle à des acteurs privés. Malgré ces différences de mise en œuvre, l’initiative reste globale et cohérente au niveau européen. C’est d’ailleurs important de le rappeler : quand l’Europe avance dans le bon sens, il faut le souligner. Et même si la France a opté pour un fonctionnement un peu différent, le fond de la réforme reste solide et bénéfique.

Romain Soudry, CRO de Costructor

Un calendrier progressif selon la taille des entreprises

La réforme ne s’appliquera pas de la même manière à toutes les entreprises dès le départ. Le gouvernement a prévu un déploiement en deux phases principales :

• À partir du 1er septembre 2026 : toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et ETI devront également émettre leurs factures sous ce format.
• À partir du 1er septembre 2027 : l’obligation d’émission s’étendra aux PME, TPE et micro-entreprises.

Cette progressivité doit permettre à chaque structure de s’adapter, de se former et de mettre en place les outils nécessaires.

Les craintes des entreprises face à ces changements

Le passage à la facturation électronique demande plus qu’une simple mise à jour logicielle. Les entreprises devront choisir une plateforme agréée, adapter leurs outils comptables, revoir parfois leur organisation administrative, et former leurs équipes. Des changements qui provoquent une certaine appréhension de la part des entreprises qui ne sont pas toutes au même niveau de digitalisation.

Il y a deux choses à garder en tête : d’un côté, honnêtement, c’est beaucoup plus simple que ce qu’on peut s’imaginer. Mais de l’autre, il ne faut pas minimiser ce que représente la digitalisation pour quelqu’un qui a passé quarante ans de carrière sans jamais vraiment toucher un ordinateur ou un smartphone. Dans ces cas-là, oui, cela peut paraître très compliqué, même si, avec un bon accompagnement, tout devient beaucoup plus accessible. Chez Costructor, on a justement travaillé pour rendre le processus le plus simple possible. Et il est aussi important que les entreprises s’appuient sur leur expert-comptable. Malgré tout, certains artisans nous disent encore : « De toute façon, j’en profiterai pour partir à la retraite », parfois même plus tôt que prévu. Et on entend aussi : « Je devais partir six mois plus tard, je tiendrai bien jusque-là sans qu’on me demande quoi que ce soit. » Ce sont des témoignages réels, qui posent de vraies questions sur le terrain. Mais c’est peut-être là que se situe le vrai point d’achoppement : quand on est indépendant, on est souvent seul. C’est difficile de tout gérer, et je m’inquiète vraiment pour ceux qui n’ont pas d’expert-comptable ou d’accompagnement structuré. Ils ne sont pas habitués à la rigueur administrative qu’un expert-comptable peut apporter, et ce sont sans doute eux qui risquent le plus de se retrouver en difficulté.

Romain Soudry, CRO de Costructor

En dehors de la réorganisation qu’impose cette digitalisation à marche forcée, certaines entreprises voient aussi cette facturation comme un « flicage » supplémentaire*, et ne sont pas rassurés par les décalages successifs de la réforme ou encore la promesse non tenue d’une plateforme unique et gratuite gérée par l’État.

* https://www.lasemainedespyrenees.fr/la-facturation-electronique-evolution-ou-revolution-toutes-les-entreprises-seront-concernees/

Le coût de cette réforme pour les entreprises

En effet, cette réforme de la facturation électronique n’est pas sans conséquences financières pour les entreprises. Un surcoût qu’il est encore difficile d’évaluer face à la diversité des approches des différentes plateformes agréées.

Chaque plateforme agréée fixe sa propre politique tarifaire. Certaines proposent un accès gratuit, souvent comme un produit d’appel, pour attirer des entreprises et leur vendre ensuite d’autres services, comme un logiciel comptable ou de facturation. D’autres se positionnent uniquement comme plateforme agréée, et leur métier principal est de connecter différents logiciels de gestion et de facturation. Dans ce cas, chaque facture émise ou reçue génère un coût payé par l’éditeur à la plateforme. Cet aspect peut être un peu rebutant pour certaines entreprises. Chez Costructor, nous avons décidé d’absorber ces coûts : il n’y aura ni hausse des forfaits ni coût additionnel pour les factures émises ou reçues. C’est un choix stratégique rendu possible grâce à notre partenaire, qui a réussi à proposer des tarifs accessibles en cassant un peu les prix du marché. Avec d’autres acteurs, il aurait été nécessaire de répercuter un surcoût, ce que nous tenions à tout prix à éviter pour nos utilisateurs..

Mathieu Affejee, président et cofondateur de Costructor

Une transformation porteuse d’opportunités

La généralisation de la facturation électronique marque néanmoins une étape déterminante dans la digitalisation des entreprises françaises. Elle demande de l’anticipation et de se faire accompagner par des professionnels, mais ouvre la voie à une gestion plus fluide et plus performante.

Pour nous, l’objectif est très clair : rester dans la continuité de ce qu’on fait déjà avec le logiciel, c’est-à-dire que tout soit le plus simple possible pour nos utilisateurs. Concrètement, nos clients ne verront quasiment aucun changement dans leur interface ou dans leur manière de travailler. Pour eux, rien ne doit bousculer leurs habitudes. Je parle bien de nos clients actuels : pour eux, tout le travail se fera en arrière-plan. Ils continueront à envoyer leurs factures de la même façon qu’aujourd’hui, de manière digitale. La seule différence, c’est que dans les coulisses, ces factures transiteront automatiquement par une plateforme agréée avant d’arriver dans le logiciel de leur fournisseur. Notre rôle, c’est donc de faire en sorte qu’il n’y ait aucune charge supplémentaire, aucune complexité, et qu’ils restent conformes sans effort. Ils doivent pouvoir continuer à travailler exactement comme ils le font aujourd’hui. Et pour ceux qui vont découvrir la facturation digitale — parce qu’il y en aura forcément — on va les accompagner. On propose déjà deux à trois webinaires gratuits par semaine pour les aider à mieux gérer leur entreprise. On prévoit aussi des sessions dédiées à la facturation électronique : pour leur expliquer ce que c’est, pourquoi il ne faut pas en avoir peur, quels en sont les bénéfices, et comment on s’organise pour faciliter leur transition vers cette nouvelle obligation.

Mathieu Affejee, président et cofondateur de Costructor

Les entreprises qui anticipent cette transition pourront bénéficier de nombreux avantages : réduction des délais et des erreurs, automatisation partielle des processus, meilleure traçabilité, simplification des déclarations de TVA et fiabilisation globale de leur gestion financière.

L’idée est de se familiariser progressivement avec l’outil. Il reste encore un peu moins d’un an avant l’entrée en vigueur de la réforme, et même un an supplémentaire pour les plus petites entreprises en ce qui concerne l’émission. Prendre ce temps pour apprendre à utiliser un outil digital leur permettra d’aborder la réforme beaucoup plus sereinement. Une fois habituées au logiciel, elles n’auront pas l’impression de partir de zéro, et la mise en conformité sera bien plus simple.

Mathieu Affejee, président et cofondateur de Costructor

Il est donc essentiel pour les entreprises de prendre le temps de se préparer dès maintenant pour aborder cette transition sereinement et, surtout, en tirer parti afin d’optimiser leurs méthodes de travail.

Chez OpenStudio, nous travaillons en ce sens pour adapter les outils sur mesure de nos clients à cette nouvelle réglementation, ainsi que notre CMS e-commerce Thelia. Si vous avez des questions sur le sujet n’hésitez pas à nous contacter ici.

Quelques ressources supplémentaires :

• https://bpifrance-creation.fr/encyclopedie/gerer-lentreprise/gestion-financiere-comptable/facturation-electronique-obligation-e
• https://entreprendre.service-public.fr/actualites/A15683
• https://www.impots.gouv.fr/professionnel/questions/franchise-en-base-micro-entrepreneur-ou-auto-entrepreneur-suis-je-concerne