Conception d’un outil web sur-mesure de gestion des plannings et des temps - CFAS Auvergne

Le Projet

Le Centre de Formation des Apprentis Spécialisés (CFAS) d’Auvergne a demandé à OpenStudio de créer une interface web sur-mesure de gestion des plannings et des temps, qui fiabilise les process de suivi des apprentis en situation de handicap scolarisés au sein des différents CFA de la région Auvergne. L’objectif : faciliter le travail de chaque formateur des CFA en Auvergne avec une interface offrant une visualisation simple et une saisie rapide des informations de présence de leurs apprentis en situation de handicap, tout au long de leur formation. D’autre part, cet outil est aussi conçu pour apporter une vue prévisionnelle des heures de formation à rattraper si un enseignant ou un apprenti prévoit de s’absenter. Enfin, l’interface garantit aux formateurs une visibilité sur l’information budgétaire relative aux prestations d’apprentissage.

Les Défis

La gestion des plannings et des temps pour chaque apprenant en situation de handicap était anciennement réalisée sur des fichiers Excel disséminés sur divers supports partagés (drive, dropbox ou encore sur le serveur central du CFAS). Il fallait donc rendre l’outil simple d’utilisation pour des personnes ayant l’habitude d’un outil accessible comme Excel. La complexité était surtout de mettre en place un système de calendrier sur un template non « flexible » pour couvrir toutes les demandes clients. Afin d’éviter que les formateurs perdent davantage de temps à l’avenir, notre principal défi consistait alors à imaginer une interface unique qui centralise, fiabilise et améliore la visualisation et la saisie des informations de présence de chaque apprenti. Nous devions donc être capables de générer et d’éditer un planning annuel collectif pour tous les apprentis, formateurs et personnes reliés à l’administration. Cet outil devait aussi être commun à tous, et faire en sorte que chaque partie retrouvent les fonctionnalités qui leur sont utiles et que celles-ci soient intuitives d’accès et d’utilisation. En résumé, nous devions réussir à concevoir un outil innovant facile à prendre en main et agréable à utiliser au quotidien pour les formateurs du CFAS.

Nos Solutions

Notre équipe (composée de deux développeurs back, un développeur front et d’un chef de projet) a travaillé pendant près de 5 mois sur la conception de cet outil web entièrement réalisé sur-mesure. Durant cette période, nous avons adopté une approche agile avec le client mais aussi avec certains formateurs de CFA afin de prendre en compte leurs demandes, besoins et avis techniques. Le développement de l’interface s’est établi sous le framework PHP Symfony afin de ne pas être limité en termes d’usages à l’avenir. Nous avons aussi utilisé Metronic, un thème graphique pré-conçu, pour « habiller » plusieurs briques fonctionnelles d’ordre administratives : login création d’un compte, fiches profils des apprentis… Cela nous a permis de gagner du temps pour que l’on puisse se concentrer pleinement sur l’habillage graphique, plus complexe, des fonctionnalités essentielles de notre interface permettant la saisie des plannings et des temps. Grâce à la flexibilité qu’offre le framework Symfony, nous avons pu construire plusieurs modules qui répondront habilement aux besoins du CFAS. L’utilisation de ce framework PHP nous permettra d’intervenir rapidement au moindre souci à l’avenir. Concernant l’hébergement, nous avons opté pour l’hébergeur français O2Switch qui nous a accompagné tout au long de la phase de préproduction et Aztech, autre hébergeur français pour la production finale du projet. Les données seront quant à elles stockées sur PostgreSQL, une solution open source ayant déjà fait ses preuves dans de précédents projets menés par OpenStudio.

Un outil déjà en production

Finalisé au premier semestre 2023, l’interface a accompli l’opération commandité par la CFAS qui était de proposer un outil complet et simple pour les utilisateurs.

L’outil est utilisé quotidiennement par plus de 30 personnes : les intervenants, l’administration, formateurs… Concrètement, l’outil permet aux formateurs, de placer facilement leurs heures de cours, les déplacer, de suivre les absences…Les autres parties prenantes ont aussi facilement accès à des fonctionnalités vitales pour leur travail.

Nous avons aussi pensé aux utilisateurs habitués aux interfaces sombres, en proposant le choix de passer d’un mode à l’autre, selon leur préférence.

Perspectives

Nous avons apprécié travailler sur la conception d’un outil altruiste destiné à faciliter des processus métiers au service de l’apprentissage aux personnes en situation de handicap. Par ailleurs, nous avons aussi veillé à conserver la compétence et l’interprétation humaine tout au long de la réalisation de ce projet. Nous continuerons de faire évoluer fonctionnellement cette interface de gestion des plannings et des temps, notamment grâce au framework PHP Symfony. L’enjeu à terme est d’introduire davantage de fonctionnalités informatives et interactionnelles au sein de cet outil. Nous avons d’ailleurs, déjà ajouté une partie analyse des données et vues statistiques, qui permettra comme son nom l’indique, d’analyser les statistiques de l’interface (page chargé, lien cliqué…) . Mais aussi un système d’alerte pour recevoir une notification en cas de problèmes d’infrastructure, ou autre.